Giải pháp thật cho văn phòng ảo

Văn phòng ảo đang ngày càng được ưa chuộng. Điều này cho thấy một xu thế mới có ý nghĩa quan trọng trong đời sống hằng ngày của nhân viện. Vậy đâu là lý do của sự “thịnh vượng” này?

 

Văn phòng ảo: có lợi ích gì ?

Không gian văn phòng ảo cho phép các chủ doanh nghiệp cắt giảm chi phí sản xuất và được sử dụng một địa chỉ uy tín và vị trí để tối ưu hóa cho doanh nghiệp . Không gian văn phòng ảo cho phép bạn tạo dựng một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp  và sử dụng tất cả các tiện nghi cần thiết như một doanh nghiệp. Nó cũng cho phép bạn tổ chức hội nghị với một bầu không khí chuyên nghiệp.

Văn phòng ảo tạo ra không gian lý tưởng cho các công ty nhỏ hoặc lớn cũng như kinh doanh tại nhà nhưng quan tâm đến mở rộng đến một môi trường chuyên nghiệp hơn . Điều này cho phép các chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát được chi phí đầu tư mà vẫn linh hoạt trong việc mở rộng kinh doanh trong tương lai. Một văn phòng cung cấp tất cả thông tin như là một địa chỉ văn phòng hay thông tin liên lạc của văn phòng mà không đòi hỏi khách hàng phải xây dựng một văn phòng thực.

Ưu điểm của Văn phòng ảo

Dưới đây là một số trong những lợi thế của một văn phòng ảo:

• Địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp - tổ chức có thể có địa chỉ tại các tòa nhà nổi tiếng mà không cần phải thuê văn phòng tại chính nơi này. Điều đặc biệt là dịch vụ ảo sẽ chuyển tiếp tất cả thư gửi đến địa chỉ này cho khách hàng.

• Dịch vụ Tiếp nhận – Đây là ứng dụng giúp nhận và ký hợp đồng với bất kỳ bưu kiện nào được gửi đến địa chỉ ảo kia. Sau đó dịch vụ này sẽ sắp xếp để giao hàng cho khách với những công chứng viên tại chỗ

• Các dịch vụ Truyền thông - Văn phòng ảo có thể cung cấp nhân viên lễ tân trực điện thoại , tổng đài điện thoại , dịch vụ trả lời tự động, thư thoại và các dịch vụ truyền thông khác . Văn phòng này có thể có địa chỉ email riêng và số fax

• Trợ lý ảo – Trợ lý của văn phòng ảo thường luôn sẵn sàng mỗi khi cần ký hợp đồng với khách hàng. Các trợ lý thường không bao giờ gặp trực tiếp  khách hàng, mà thay vào đó là giao tiếp qua điện thoại hoặc thư điện tử và báo cáo tất cả các công việc trên Internet hoặc qua đường bưu điện .

• Phòng họp - Văn phòng ảo cung cấp dịch vụ phòng họp cho thuê và phòng hội nghị cho các khách hàng theo yêu cầu. Những không gian như vậy luôn được chuẩn bị kĩ càng và sẵn có tại chính địa chỉ của doanh nghiệp .

• Tiện nghi - Trong trường hợp công việc hoặc không gian họp hành không có sẵn ,  văn phòng ảo cũng có thể cung cấp những tiện nghi như thiết bị hội nghị truyền hình , phòng khách, nhà bếp , phòng nghỉ, kết nối Internet băng thông rộng, kết nối Internet không dây

• Tiết kiệm chi phí - Bởi vì khách hàng không cần phải thuê văn phòng thực tế , nên chi phí đươc tiếp nhờ sử dụng văn phòng ảo là rất lớn. Địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà có uy tín cho phép các công ty duy trì một hình ảnh chuyên nghiệp với giá tương đối thấp.

• Thấp chi phí ban đầu –Văn phòng ảo luônn là yếu tố thích hợp với các công ty không muốn đầu tư vốn quá lớn cho các văn phòng thực

• Quản lý nguồn nhân lực - Không giống như những hoạt động nhằm duy trì văn phòng độc lập , khách hàng tập trungvào nhà cung cấp để thực hiệncông việc và các mối quan hệ với nhân viên ảo trong văn phòng . Điều này làm giảm sự đau đầu khi làm việc với khách hàng, chẳng hạn như các loại thuế , hay các vấn đề pháp lý . Thay vào đó, doanh nghiệp  có thể tập trung nhiều nỗ lực của họ vào các nhiệm vụ chính của tổ chức.

Văn phòng ảo : Tương lai của doanh nghiệp

Một văn phòng ảo tạo điều kiện nhằm tiến hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp với khách hàng và tạo ra một ấn tượng tuyệt vời với khách.

Như vậy, văn phòng ảo hiện nay đang là lựa chọn khôn ngoan của các doanh nghiệp khi thời buổi kinh tế đang có nhiều suy thoái.

Xem thêm: Giá trị của văn phòng cho thuê